Chi phí làm booth, gian hàng nên tham khảo từ đâu?
Bạn xem Bảng giá chung của Thế Giới AD để tham khảo nhóm gian hàng, trưng bày và các dịch vụ liên quan. Khi đọc một mức giá, hãy xem cùng đơn vị tính, cấu hình và phần bao gồm. Giá cho gian tự dựng cơ bản không đại diện cho mọi thiết kế, còn giá in một mặt hình không phải giá của cả gian đã lắp xong.
Nếu mức tham khảo tính theo m² sàn, diện tích này là phần mặt bằng, không phải tổng diện tích các vách in. Với bộ quầy rời, thông tin cần trao đổi lại là khổ, số mặt hoàn thiện, hình in, cấu tạo và số bộ. Cần đặt đúng đầu ra trước khi dùng một mức tham khảo để dự trù.
Khi gửi yêu cầu, bạn có thể nói rõ khoảng ngân sách đang cân nhắc. Thế Giới AD xem mặt bằng, hạng mục và lịch để trao đổi phương án phù hợp. Báo giá riêng cần thể hiện công việc cụ thể; không chỉ ghi một tổng tiền rồi để tới lúc lắp mới làm rõ phần còn thiếu.
Bộ quầy, gian có sẵn và gian dựng riêng khác nhau ở phần cần đặt
Một bộ quầy dùng thử sản phẩm có thể cần gia công, mặt hình, biển nhận diện và phụ kiện. Nếu gian thuê đã có vách cùng một số trang bị, công việc có thể chỉ là bổ sung hình và phần trưng bày. Khi thuê đất trống, danh sách lại phải xem cả không gian cần tạo mới.
Bài chọn loại booth và gian hàng giúp bạn phân biệt phần đã có với phần phải làm. Gửi gói đăng ký, sơ đồ hoặc ảnh điểm đặt ngay từ đầu sẽ giúp tránh báo trùng trang bị sẵn, đồng thời phát hiện những việc chưa có bên nào nhận.
Ba tình huống trong bảng dưới là cách phân loại yêu cầu, không phải các gói có cùng quy cách hoặc giá cố định. Một đơn có thể kết hợp nhiều phần; mỗi phần cần có số lượng và phạm vi rõ.
| Yêu cầu | Đơn vị và dữ liệu cần xem | Phần cần làm rõ |
|---|---|---|
| Bộ quầy giới thiệu/dùng thử | Theo bộ; khổ, cấu tạo, mặt hình, phụ kiện, số lượng | Nhận sản phẩm riêng hay có giao/lắp, thu hồi? |
| Trang trí gian đã thuê | Theo danh sách phần bổ sung; sơ đồ và gói trang bị sẵn | Được phép gắn hoặc thay phần nào, bên nào phụ trách? |
| Thiết kế và dựng gian riêng | Theo phương án, mặt bằng và khối lượng hạng mục | Phần thiết kế, sản xuất, in, thiết bị, dựng và tháo gồm gì? |
Những phần cần có trong một báo giá dễ đối chiếu
Bạn cần biết thiết kế đang ở mức nào và bên nhận làm sẽ bàn giao những file gì. Khi đã có bản vẽ, vẫn phải kiểm quy cách, kích thước và dữ liệu còn thiếu. Việc dựng lại file, chỉnh phương án hoặc chuẩn bị bản vẽ bổ sung cần được trao đổi riêng nếu phát sinh trong yêu cầu.
Phần sản xuất nên có tên hạng mục, số lượng, quy cách và mức hoàn thiện. Vách, quầy, kệ, logo hoặc chi tiết trưng bày không thể được so chỉ bằng tên vật liệu. Phần in cũng cần biết khổ từng mặt, nền gắn, cách hoàn thiện và việc lắp hình.
Vận chuyển, dựng và tháo cần được ghi cùng cách bàn giao. Những phần do bạn hoặc nhà cung cấp khác chuẩn bị nên có dòng xác nhận để nhìn được tổng công việc. Bảng dưới là danh sách kiểm, không có nghĩa mọi đơn đều cần hoặc đã bao gồm tất cả các phần.
| Phần kiểm | Thông tin nên thể hiện |
|---|---|
| Thiết kế và dữ liệu | Bản cần bàn giao, phần chỉnh/dựng file, người duyệt |
| Gia công, hoàn thiện | Tên hạng mục, kích thước, số lượng, cấu tạo và bề mặt |
| In và nhận diện | Mã mặt hình, khổ, nội dung, vật liệu và phần gắn |
| Thiết bị, phần điện liên quan | Bên cung cấp, số lượng, thời gian dùng, phần kết nối |
| Đóng gói, vận chuyển, lắp | Điểm nhận, điều kiện vào, khung giờ và người bàn giao |
| Tháo, thu hồi, trả mặt bằng | Phần giữ lại, nơi giao, lịch và bên thực hiện |
| Thuế và khoản của bên khác | Đã gồm/chưa gồm; bên thanh toán theo thỏa thuận |
Vì sao cùng diện tích nhưng hai phương án có giá khác nhau?
Diện tích cho biết quy mô mặt bằng, nhưng chưa cho biết sẽ làm bao nhiêu vách, hoàn thiện mấy mặt, có quầy/kệ gì và dùng thiết bị nào. Hai phương án cùng khổ ngoài vẫn có thể khác về số lượng chi tiết, bề mặt và phần thao tác tại địa điểm.
Sản phẩm trưng bày cũng ảnh hưởng cách bố trí và cấu tạo. Một số mẫu nhỏ để trên quầy khác với thiết bị cần bục hoặc chỗ trình diễn. Bạn gửi kích thước, khối lượng và cách dùng để phần đó được xem trong yêu cầu, không bổ sung vội sau khi đã duyệt phối cảnh.
Hướng dẫn thiết kế và bố trí gian hàng giúp đối chiếu bản vẽ với công việc thực tế. Khi so giá, hãy dùng cùng phiên bản thiết kế và danh sách hạng mục; không so một phương án còn là ảnh ý tưởng với một phương án đã tính đủ phần dựng và bàn giao.
Riêng booth dùng thử: báo rõ bộ quầy và hình in
Với quầy tại điểm bán, bạn cần biết giá gồm bộ quầy mới, chỉ mặt hình hay cả công thay hình trên đồ đang có. Số mặt in, biển phía trên, khoang chứa, phần tháo lắp và đóng gói đều cần nói rõ. Hình một bộ hoàn chỉnh không xác nhận rằng mọi thứ trong ảnh nằm trong giá.
Khi có nhiều bộ, lập số lượng theo từng phiên bản và điểm nhận. Nếu dùng lại bộ quầy cũ, gửi ảnh hiện trạng và kích thước để xem phần cần sửa, tháo hình hoặc hoàn thiện nền. Khả năng tận dụng và chi phí phải theo tình trạng thật, không chỉ theo năm đã sử dụng.
Bạn có thể trao đổi dịch vụ booth quảng cáo hoặc xem cách bố trí quầy dùng thử để chuẩn bị dữ liệu. Một bộ giao tại cơ sở và một bộ được chở tới điểm đặt, lắp, rồi thu hồi sau chương trình là các phạm vi cần được phân biệt trên báo giá.
Tách khoản của ban tổ chức, địa điểm và bên cung cấp khác
Tiền thuê diện tích và các khoản do nơi tổ chức thu cần được xem cùng gói đăng ký. Bạn xin tài liệu của đúng sự kiện, liệt kê những khoản đã trả, khoản còn chờ xác nhận và người phụ trách. Không nên mặc định một báo giá thi công đã thanh toán thay mọi chi phí tại địa điểm.
Nếu có thiết bị thuê, cấp điện hoặc phần việc do nhà cung cấp khác thực hiện, cần rõ ai đặt, ai nhận và bên nào chi trả. Cách tính, thời gian dùng, điều kiện giao nhận và khoản hoàn trả nếu có được đối chiếu theo hồ sơ liên quan. Không dùng phí của một chương trình cũ làm mức chung cho sự kiện mới.
Với gian thuê đã có trang bị, hãy đánh dấu thứ dùng được để không đặt hai lần. Ngược lại, khi muốn bổ sung màn hình, đồ trưng bày hoặc thay một phần bố trí, cần kiểm cả điều kiện của địa điểm và phần việc mà bên thi công tiếp nhận.
Đọc hai báo giá trên cùng một danh sách
Bạn có thể đặt hai báo giá cạnh bản vẽ cuối, đánh dấu từng hạng mục đã có, chưa có hoặc chưa rõ. Đừng cộng trùng phần in trong một bộ vách đã gồm mặt hình, và cũng đừng bỏ qua công gắn chỉ vì cả hai bên đều ghi có hình in.
Ví dụ, một báo giá ghi bộ quầy đã hoàn thiện mặt hình và giao tại cơ sở, báo giá khác ghi thêm vận chuyển, lắp và nhận lại sau chương trình. Muốn so phần sản phẩm, cần tách các dịch vụ đi kèm; muốn so cả công việc, cần bổ sung phần còn thiếu để hai yêu cầu tương đương. Đây là ví dụ đọc phạm vi, không phải một đơn hàng đã thực hiện.
Các nhãn “cơ bản”, “cao cấp” hoặc “trọn gói” nên được giải thích bằng hạng mục và quy cách. Giá thấp hơn có thể do cấu hình hoặc phần việc khác, chưa đủ để kết luận chất lượng. Điểm nào chưa rõ cần được hỏi lại và ghi thành thông tin có thể đối chiếu khi bàn giao.
| Dòng trong báo giá | Câu cần làm rõ |
|---|---|
| Vách, quầy, kệ | Khổ, số lượng, mặt hoàn thiện và cấu tạo có giống nhau không? |
| Hình in, logo | Đủ mặt, khổ, phiên bản và phần gắn chưa? |
| Thiết kế | Đang dùng bản nào; dữ liệu cần bổ sung và hồ sơ bàn giao là gì? |
| Giao và lắp | Tại đâu, giờ nào, điều kiện nhận và bên phối hợp? |
| Tháo và giữ lại | Phần thu hồi, nơi đưa về, đóng gói và người nhận? |
| Tổng tiền | Thuế, khoản bên khác thu và phần chưa bao gồm đã rõ chưa? |
Chốt ưu tiên để điều chỉnh phương án theo ngân sách
Bạn nên nói rõ phần cần giữ cho hoạt động: sản phẩm chủ đạo, thao tác trình diễn, tên thương hiệu và nơi tiếp khách nếu cần. Sau đó xem phần trang trí hoặc thiết bị nào có thể thay đổi. Khi điều chỉnh, cần nhìn lại cả bố trí để một phần tiết giảm không làm việc sử dụng trở nên bất tiện.
Tận dụng gói gian đã có, dùng lại hạng mục còn phù hợp hoặc chia cấu hình cho nhiều điểm là những hướng có thể trao đổi. Cần kiểm hiện trạng, chi phí sửa/đổi hình, vận chuyển và việc lắp lại trước khi chọn. Tái sử dụng không tự động rẻ hơn nếu phải làm lại nhiều phần.
Khi thu gọn hoặc thay vật liệu, bạn cần nhận phương án và báo giá cập nhật tương ứng. Hãy kiểm phần nào giữ nguyên, phần nào đã bỏ và phần nào do mình chuẩn bị. Thống nhất lại bản cuối trước khi sản xuất giúp hai bên cùng theo một yêu cầu.
Thay đổi sau duyệt, lịch gấp và thanh toán cần được trao đổi thế nào?
Đổi file in, vật liệu, số lượng, điểm lắp hoặc mốc bàn giao có thể ảnh hưởng khối lượng và lịch. Bạn nên gửi một danh sách thay đổi có phiên bản rõ, hỏi phần đang được thực hiện và xác nhận chi phí, thời gian mới trước khi làm tiếp.
Với yêu cầu gấp, cần biết dữ liệu nào đã sẵn, giờ được vào dựng và khả năng đáp ứng của các bên. Chi phí nếu có được báo theo công việc thực tế; không mặc định mọi đơn gấp cùng chịu một tỷ lệ cộng thêm hoặc mọi thay đổi đều miễn phí.
Các đợt thanh toán, mốc nghiệm thu, điều kiện giao và phần hỗ trợ sau bàn giao được thống nhất trong hồ sơ công việc. Nếu có phần việc chờ thông tin hoặc chưa được duyệt, cần ghi trạng thái để không hiểu nhầm toàn bộ phạm vi đã được chốt.
Gửi gì để Thế Giới AD trao đổi dự toán cho công việc của bạn?
Bạn gửi sơ đồ hoặc ảnh điểm đặt, kích thước, số mặt mở, gói trang bị đã thuê và các điều kiện của địa điểm. Kèm thiết kế, logo, nội dung, sản phẩm trưng bày, số lượng bộ và ngày cần sử dụng. Nếu chưa có thiết kế, nói rõ để trao đổi cả phần chuẩn bị phương án.
Nêu phần muốn nhận, nơi bàn giao và khoảng ngân sách dự kiến. Thế Giới AD sẽ xem dữ liệu để làm rõ quy cách, khối lượng và phần thiết kế, gia công, in ấn, thi công tại TP.HCM. Với yêu cầu gian hội chợ, trang dịch vụ gian hàng triển lãm giúp bạn chuẩn bị thông tin; trang Liên hệ có kênh gọi, Zalo và địa chỉ cơ sở.
Nếu còn phải phân công hồ sơ, người nhận hoặc lịch thu hồi, hướng dẫn chuẩn bị triển lãm giúp gom các đầu việc đó. Một dự toán đủ rõ cần đi cùng kế hoạch thực hiện và phần bàn giao mà hai bên có thể kiểm lại, không chỉ một con số trước ngày sự kiện.
